|
2- مدلهاي پايه
مرور رده بندي هاي مدل هاي دانش ارايه شده توسط "كاكابادسه" و همكارانش، به چهار گروه از مدل ها به شرح زير اشاره دارد:
[6]
• مدل هاي شبكه
• مدل هاي شناختي
• مدل هاي انجمني/ ارتباطي
• مدلهاي فلسفي
با توجه به تجربيات سازمانهاي پيشرفته در زمينه مديريت دانش، تركيب مدلهاي شبكه، فلسفي و انجمني به همراه استفاده از مدل شناختي، تركيبي مناسب براي مديريت دانش در سازمان است و محرك هاي اصلي در اين راستا؛ ارتباطات و روابط ، اعتماد ، همدلي، انجمن گفتگوي دو جانبه عميق و تكنولوژي براي دستيابي به گفتگو و برقراري ارتباط با ثبات هستند.
از منظر ماهيت دانش، دانش آشكار به راحتي مورد تجزيه و تحليل و طبقه بندي قرار مي گيرد ، اما دانش ضمني در روحيه ، روان و درك انسان ها نهفته است، از اين رو، تجزيه و تحليل و طبقه بندي آن داراي دشواري هاي خاص خود است .با توجه به اهميت و نقش هر يك از اين دو نوع دانش، عده اي از اين منظر، روشهاي به كارگيري مديريت دانش در سازمان را به چهار دسته: ديناميك، انسان محور، سيستم محور و منفعل تقسيم كرده اند[3]. سازمان هايي كه از روش ديناميك استفاده مي كنند، از هر دو نوع دانش ضمني و آشكار، بهره مي گيرند و آنها را به بهترين نحو مورد توجه و استفاده قرار ميدهند.
نتايج بررسي هاي انجام شده بر روي سازمان هاي كه روشهاي نامبرده را به كار برده اند، نشان مي دهد كه روش ديناميك، نسبت به ديگر روش ها، كارآمدي بيشتري دارد، زيرا به هر دو نوع از دانش(ضمني و آشكار) توجه دارد.
1-2 معرفي
مدل مرجع
تا كنون بسياري از نويسندگان مدل هايي را در زمينه فرآيند مديريت دانش ارايه دادهاند كه بيشتر آنها از نظر محتوايي تقريبا مشابه يكديگرند اما داراي واژهها و فازهايي متفاوت هستند. در اين مدل فرض بر اين است كه مراحل و فعاليت ها اغلب هم زمان گاهي اوقات پي در پي و به ندرت در يك ترتيب خطي هستند.
در مدل بكوويتز و ويليامز[2] اجزاي فرآيند مديريت دانش ارايه شده شامل هفت عامل: يافتن، بكارگيري، يادگيري، تسهيم، ارزيابي، ايجاد، نگهداري و حذف است كه بايد براي ايجاد سرمايه بر پايه دانش بصورت يكپارچه مديريت شوند. در ادامه راجع به هر يك از آنها توضيحاتي به شرح زير ارايه شده است.
الف) يافتن: نكات اساسي كه در يافتن اطلاعات درست، بايد در زمان مناسب مد نظر قرار گيرند، عبارتند از:
• آيا همكاران مي توانند، نيازهاي اطلاعاتي خود را دقيق فرموله كنند؟
• آيا منابع و حاملان دانش مشخص اند؟
• آيا ابزار كمي و قواعد موجود از جستجوي اطلاعات حمايت ميكنند؟
• آيا شالوده ساختار دانشي، قابل فهم بوده و خوب سازماندهي شده است؟
ب) بكارگيري: به اين معنا است كه بتوان خلاقانه و مشتري گرايانه، راهحلهاي مناسب را به دست آورد .اين امر از طريق پيشنهاد راههاي گوناگون براي استفاده از دانشهاي بالقوه انجام مي شود. نكاتي كه بايد براي تحقق اين موضوع مورد توجه باشد عبارتند از:
• جريان آزاد ايده ها در داخل سازمان
• همكاري تنگاتنگ بخش هاي مختلف سازمان و ايجاد مكانهاي (مجازي/فيزيكي) آزاد براي تبادل دانش و بروز خلاقيت در سازمان.
پ) يادگيري: بررسي در خصوص يافتن دلايل موفقيت يا عدم موفقيت پروژههاي انجام شده به منظور لحاظ كردن نتايج آن در پروژه هاي آتي براي انجام اثر بخش آنها. مواردي كه در اين زمينه بايد مورد توجه قرار گيرند، عبارت اند از:
• ايجاد اين تفكر كه يادگيري در سازمان، به استفاده اثر بخش در عمل منجر شود
• در تمام سازمان، جمع آوري تجربيات و آموخته ها به رسميت شناخته شود.
ت) تسهيم: در اين فرآيند، همكاران دانشهاي خود را به ديگران انتقال ميدهند و اين امر، موجب گسترش پايه هاي دانش سازماني مي شود. در اين زمينه بايد گفت، تبادل دانش در سازمان، به زمان و بستر سازي مناسب نياز دارد، چرا كه ممكن است، اين حالت به دلايل گوناگون در برخي ازهمكاران، احساس خطر را برانگيزد. نكات اساسي در تبادل دانش، عبارتند از :
• همكاران بر انگيخته شوند و مايل باشند كه دانش خود را ارايه دهند.
• سيستم ها و ساختار ها از فرآيند انتقال دانش، حمايت كنند.
• در تمام سازمان، تبادل دانش رسميت يافته و از آن حمايت شود.
ث) ارزيابي: در اين فرآيند بايد دانش هاي موجود و نيازهاي فعلي و آتي دانش ارزيابي شوند. براي اين كار لازمست، ميزان رشد پايههاي دانش و نيز دستاوردهاي سرمايه گذاري مرتبط با آن اندازه گيري شود. فاكتورهايي كه امكان اندازه گيري پايه ها ي دانش را ممكن مي سازند، عبارتند از:
• تاثير دانش بر كارايي سازماني به رسميت شناخته شود و در تفكر استراتژيك سازماني قرار گيرد
• انواع شاخصها، معيارها و نكات اساسي در اندازه گيري ارزش دارايي هاي سازماني ايجاد شود.
ج) ايجاد/نگهداري: بايد دانش هاي مهم و استراتژيكي در اين فرآيند توسعه يابند و دارايي هاي دانشي، نيز مورد توجه قرار گيرند. براي ايجاد و نگهداري دانش بايد عوامل زير فراهم باشد:
• ايجاد بستر و ابزارهاي مناسب براي نگهداري دانش و خلق دانش هاي جديد.
• روابط ميان بخشهاي مختلف به گونهاي طراحي و ايجاد شود تا هدف هاي مديريت دانش تحقق يابد.
• سازمان به اين معنا پي ببرد كه استفاده از دانش ارزشمند است و بايد از آن نگهداري شده و توسعه داده شود.
• فرم ها ،سياست ها ،دستورالعمل ها و فرهنگ سازماني ، از تعامل بين بخش هاي مختلف سازمان و نيز مابين همكاران حمايت كند.
چ)حذف: در اين فرآيند، دانش هايي كه از نظر استراتژيك و كاربرد ديگر، بي معني هستند بايد از سيستم حذف يا در جايي ديگر انبار شوند اين كار به ترتيب زير انجام مي شود:
• دانش هاي ابطال شده انبار نشوند.
• دانش هايي كه در حال حاضر بي ارزشند، ولي در آينده احتمال استفاده از آنها وجود دارد، به صورت دسته بندي، بايگاني شوند.
3- سيستمهاي مشابه
1-3 نظام پيشنهادات
يكي از سيستمهاي بهرهوري است كه به كمك آن، آراء و نظرات كاركنان به اطلاع مقامهاي بالاي شركت مي رسد و مورد توجه قرار مي گيرد. عملكرد عمده نظام مشاركت ارتقاء جريان ارتباطها از پايينترين سطوح آن به بالاترين سطوح است و از طريق برقراري يك جريان ارتباط صحيح، منجر به ايجاد وحدت يا انسجام در ميان تمام افراد سازمان مي شود. اهداف اصلي از استقرار اين نظام در سازمان شامل:
• شناسايي افراد خوش فكر، جستجوگر و ممتاز
• تقويت احساس مسئوليت در كاركنان و ايجاد انگيزههاي معنوي و مادي براي برانگيختن و بكار گرفتن توان بالاي انديشيدن و پديد آوردن راه كارهاي سازنده در كار از سوي كاركنان
• پديد آوردن فضاي مناسب براي شكوفا كردن و بهره گرفتن از انديشه و تجربه كاركنان
• كاهش هزينههاي سازمان از طريق بهبود عملياتي و افزايش كيفيت و بهره وري
همانطور كه از تعاريف و اهداف اين نظام مشخص است شباهتهاي زيادي بين آن و سيستم مديريت دانش وجود دارد. در نمونه اجرايي در يك سازمان؛ يك پيشنهاد، يك دانش تاييد نشده مي باشد كه پس از طي مراحل بررسي و تاييد ضمن برخوردار شدن از امتيازات متناسب، به منظور تكميل، توسعه و يا بهره برداري در اختيار تمامي سازمان قرار مي گيرد.
2-3 مديريت مستندات
مديريت مستندات چرخه زندگي اسناد در سازمان را كنترل ميكند. چگونگي ايجاد، بازبيني، انتشار و مصرف آنها و چگونگي ابقاء و امحاء آنها. همچنين عبارت "مديريت" بر كنترل بالا به پايين اطلاعات دلالت دارد. يك سيستم مديريت مستندات موثر بايستي منعكس كننده فرهنگ سازماني كه از آن استفاده مي كنند باشد.
همچنين در يک سيستم مديريت دانش موثر، بخشی از دانش سازمانی که در حوزههای شيوه برخود با مسائل و يا شرايط و الزامات فرايندها، توليد می شود جهت حداکثر شدن اثرات ناشی از آن بايستی بر اساس يک رويه سيستمی به چرخه مستندات سازمانی وارد شده و بعنوان بخشی از مفروضات موجود در حرکت های بعدی در آن حوزه مورد استفاده خودکار قرار گيرد. يك سيستم مديريت مستندات كه به خوبي طراحي شده باشد يافتن و اشتراك اطلاعات را به سادگي فراهم ميكند. اين سيستم محتوا را در يك روش منطقي سازماندهي مي كند، و شرايط لازم براي استانداردسازي رويه ايجاد و نمايش دانش درون سازمان را تسهيل مي نمايد. اين سيستم همچنين باعث توسعه مديريت دانش و پالايش اطلاعات مي گردد. اين سيستم به سازمان در برآورده ساختن مسئوليتهاي قانوني كمك خواهد كرد. اين سيستم ويژگيهايي را براي هر گام از چرخه زندگي مستند فراهم ميكند. از ايجاد قالب تا نوشتن، بازبيني، انتشار، مميزي، و سرانجام حذف يا آرشيو آن[7].
دانش صريح سازمان كه قبلا مستند سازي شده يا به راحتي قابل مستند سازي است در يك سو و تجربه، فهم، بينش و مهارت كاركنان از يك سوي ديگر دو ركن اصلي دانش را تشكيل مي دهند. بخش دوم يعني تجربه، فهم و ... ارزشمندترين دانش در سازمان بوده و در اختيار افراد قرار دارد. وجه ملموس يا عيني دانش در قالبهاي مختلف در شكل مستندات موجود هستند، با توجه به نياز مبرم و به عنوان بخشي از نظام مديريت دانش چرخه سازماندهي و دسترسپذير كردن اين دانش مد نظر قرار گرفته است هر چند با توجه به گستره سازمان اين فعاليتها در حال توسعه و در چرخه بهبود مستمر قرار دارد. به عبارت ديگر مديريت مستندات جزء مكمل سيستم مديريت دانش مي باشد.
4- معرفي سيستم پياده سازي شده
براي طراحي سيستم مديريت دانش پرنيان چهار هدف ذيل در نظر گرفته شد:
- تلاش براي ايجاد مخازن (كتابخانههاي) دانش
- بهبود دستيابي به دانش
- كوشش براي ارتقاي فرهنگ ايجاد و بكارگيري دانش
- مديريت كردن دانش به عنوان دارايي
در تعريف فوق مخازن دانش عبارتند از: دانش بيروني (هوش رقابتي)، دانش ساختمند دروني (گزارشهاي پژوهشي، نوشتهها و روشهاي مربوط به بازاريابي محصول محور) و دانش بدون ساختار دروني (پايگاههاي مباحثهاي مملو از دانش). كار سازمان با مديريت دانش بايد بر جذب مخازن دانش و جابجايي دانش بدون ساختار ضمني يا دروني به دانش ساختمند صريح بيروني تمركز كند و متوجه باشد كه دانش فردي تبديل به دانش سازماني شود. اين امر را نه تنها ميتوان توسط نياز سازمانها به اداره بهتر دانش با استقرار شايستگيهاي محوري براي افراد، شاخصهاي عملكرد ازطريق شناسايي دارائيهاي نامشهود توضيح داد، بلكه همچنين سازمانها تلاش ميكنند كه يك سازمان نوآور و سازمان يادگيرنده در يك فرهنگ تسهيم دانش تبديل شوند.
به منظور دستيابي به اهداف فوق بايستي علاوه بر ايجاد بستر نرم افزاري اقدامات ديگري نظير آنچه در ادامه آمده است انجام داد:
1- الگو بودن مديران براي توسعه و نشر مديريت دانش .
2- ترويج و فرهنگ سازي در خصوص مديريت دانش از طريق نشريات سازمان و نيز ابزار اطلاع رساني
3- ايجاد نظام پاداش براي مستند سازي تجربيات برجسته .
4- ايجاد و تكامل مستندات موجود در ساختار سيستمهاي زيربنايي در حوزههاي كيفيت و مهندسي
5- ايجاد دبيرخانه مركزي به منظور پيگيري و برنامه ريزي و كنترل عملكرد مديريت دانش
براي پياده سازي هر نرم افزاري بايستي ابتدا يك طرح منطقي از آن تهيه نمود. در ادامه ضمن معرفي مفاهيم پايه مديريت دانش كه در مدل اجرا شده بكار گرفته شده اند. به تشريح معماري منطقي سيستم نيز پرداخته خواهد شد.
واحد دانش (KU ): در الگوهاي مديريت متداول يك سازمان به لحاظ ساختاري و فعاليتي به بخشهايي تحت عنوان "واحد سازماني" تقسيم بندي مي گردد. كه هدف از آن دسته بندي مسئوليتها، تمركز روي فعاليتهاي مشخص و مجتمع سازي تعاملات درون واحدي مي باشد. همين ساختار براي مديريت سازمان از ديدگاه دانشي نيز ضروري مي نمايد. با اين تفاوت كه در اين سازماندهي تمركز بر روي نوع دانش، محدوده تحت پوشش و متخصصين و استفاده كنندگان آن مي باشند. به هر كدام از اين نواحي KU اطلاق مي گردد. تقسيم بندي حوزه ها بنا به نظر KA ميتواند بر اساس تخصصهاي مختلف در سازمان و يا فرآيندهاي کاري موجود در سازمان باشد.
موجوديت دانش (KO ): در هر واحد دانش (KU) ، انواع مختلفي از دانش وجود دارد كه بايستي شناسايي و تحت مديريت قرار گيرند. اين دانشها ممكن است در قالب اسناد مكتوب، فايلهاي الكترونيكي، اسناد كاغذي و حتي حاصل تجربه چندين سال يك تيم باشد. كه به اين نوعها KO گفته مي شود.
اطلاعات توصيفي (Metadata): براي توصيف كاملتر يك سند دانش (K) علاوه بر خود سند نياز به اطلاعاتي است كه محتواي سند را توصيف نمايند، به اين اطلاعات Metadata گفته مي شود كه در دو دسته قابل تقسيم بندي مي باشند:
• اطلاعات توصيفي كلي (General Metadata): اين موارد بعد از تاييد توسط شوراي راهبري، در قالب كلي توسط KA پياده سازي مي شود. و براي همه اسناد دانش از همه انواع KO قابل دسترسي و ورود اطلاعات مي باشند.
• اطلاعات توصيفي تخصصي (Special Metadata) : از آنجا كه برخي KO ها بسته به ماهيتشان نياز به اطلاعات تخصصي براي توصيف كاملتر محتوا دارند. لذا اين موارد توسط KE ها تعريف كننده هر KO قابل تعيين و براي اسناد دانش مربوط به همان KO قابل ورود اطلاعات هستند.
مهندس دانش (KE ): شناسايي KO ها و استخراج و ارزيابي آنها فعاليتي است پيچيده كه نياز به تركيبي از تخصص، تجربه و آشنايي با مفاهيم مديريت دانش دارد. KE ها افرادي هستند متخصص و با تجربه كه پس از فراگيري مقدماتي از مفاهيم دانش محوري، مسئوليت شناسايي، ارزيابي، تكميل و استنتاج اطلاعات موجود و مرتبط با حوزه دانشي (KU) خود را دارند.
كاربر دانش(KW ): به کارکنان فنی و حرفهای گفته میشود که کار آنها مبتنی بر اطلاعات است يا به عبارتی کار اصلی آنها توسعه و استفاده از دانش میباشد. كه در طرح ارايه شده اين عنوان به تمام كاربران سيستم اطلاق مي گردد.
دانش (K ): در صورتي كه KO ها به درستي استخراج گردند. بخش اعظمي از اطلاعات ارزشمند يك KU در قالب KOها قابل ثبت و ارايه مي باشند. به هر كدام از اين اسناد كه حاوي مجموعه اي از اطلاعات مرتبط، مهم و طبقه بندي شده ميباشد. دانش گفته مي شود.
گراف دانش (KG ): هر دانش در هر KU به صورت مستقل ثبت مي گردد. اين دانشها به لحاظ Meta Data و يا ارتباط تعريف شده براي آنها به صورت نودهاي يك گراف به هم متصل مي شوند. كه نشان دهنده روابط بين دانشهاي مختلف مي باشد. البته اين روابط منحصر به دانشهاي يك KU نبوده و قابل گسترش در كل سازمان مي باشد.
مدير دانش (KA ): از آنجا كه در موضوعيت مديريت سازمان از ديدگاه دانش KU ها يك تقسيم بندي مسطح از سازمان مي باشند. و تا حد زيادي ارتباطات و دانشهاي هر حوزه در محدوده همان حوزه شكل مي گيرند. لذا نياز به مفهومي با عنوان مدير دانش با تخصص فناوري اطلاعات براي نظارت كلي بر ابزار، اعمال سياستهاي شوراي راهبري و ايجاد ارتباطات فراحوزه اي كاملا ضروري است.
شوراي راهبري: جمعي از مديران ارشد سازمان متشكل از معاونت منابع انساني، معاونت بازرگاني، معاونت مالي، مدير تكنولوژي اطلاعات و مديران كارخانهها، كه مسئوليت سياستگذاري در حوزه مرتبط با تكنولوژي اطلاعات را بر عهده دارند.
|
